هدف خود را تعیین کنید
برنامه‌ریزی دقیق و تعیین هدف مهم‌ترین و شاید دشوارترین وظیفه شما باشد. بدون تعیین هدف مشخص شما نمی‌توانید مطمئن باشید که این نمایشگاه برای شما موفقیت به همراه دارد یا نه. می‌توانید برای تعیین هدف از روش SMART استفاده نمایید.
Sensible یعنی هدف تعیین شده معقول، روشن و شفاف باشد.
Measurable یعنی هدف شما قابل اندازه‌گیری باشد و بدانید هر روز چقدر به آن نزدیک شده‌اید.
Attainable یعنی در انتخاب هدف واقع بین باشید.
Realistic یعنی هدف با امکانات و توانایی شما تناسب داشته باشد.
Truthful یعنی هدف قابل زمانبندی باشد.
به‌عنوان‌مثال شما می‌خواهید نمایشگاه خودرو برگزار نمایید. و ۱۰۰ غرفه را در آن جا دهید برای پر کردن این غرفه‌ها و خالی نماندن آنها شما باید حداقل به یک‌میلیون نفر اعلام کنید که این نمایشگاه توسط شما برگزار می‌شود تا هم غرفه‌ها را پرکنید و هم قبل از شروع نمایشگاه پیش‌زمینه از آن در ذهن مردم بگذارید که این نمایشگاه در آینده برگزار می‌شود
همچنین شما باید پرسش‌‌‌‌‌های زیر را از خود بپرسید
به چند متر فضا برای نمایشگاه نیاز خواهیم داشت؟
مخاطبان هدف ما چه اشخاصی (شرکت‌هایی) هستند؟
چه دستاوردهایی می‌توان از این نمایشگاه داشت؟
به چه تعدادی از افراد نیاز دارم؟
چند ساعت نمایشگاه دایر باشد؟
چند درصد از این چشم اندازها امکان پذیر نیست؟
محل برگزاری نمایشگاه
سعی کنید برای انتخاب مکان نمایشگاه هم به فضای بسته فکر کنید و هم فضای باز و تمام مزایا و معایب آنها را بررسی کنید. پارک‌‌‌‌‌های عمومی، ایستگاه های مترو، مراکز هنری، مکان‌‌‌‌‌های نزدیک به مرکز خرید و سایر مکان‌هایی که امکان دعوت وجود دارد را در نظر بگیرید. نمایشگاه شما می‌تواند همزمان با رویداد‌‌‌‌های محلی مثل جشنواره‌‌‌‌‌های مردمی، جشن‌‌‌‌‌های فرهنگی، نمایش‌‌‌‌‌های هنری یا سایر جاذبه‌‌‌‌‌های گردشگری برگزار شود.
۸ مکان قابل بررسی برای برگزاری نمایشگاه
کتابخانه
بیشتر مخاطبی به این سمت کشیده می‌شود که مستعد یادگیری چیز جدیدی باشد. در این مکان غالباً سرعت مشاهده پایین است و افراد بیشتر درگیر محتوا می‌شوند.
بازار
به‌طورمعمول افراد زیادی را جذب می‌کند و دید خوبی دارد. خانواده‌ها و بچه‌ها بیشتر تمایل دارند در آن شرکت کنند و تعامل اجتماعی آن بیشتر است.
فرودگاه
مکانی است که افراد زیادی در آن رفت‌وآمد می‌کنند و باوجود این‌که شاید افراد کمتر درگیر شوند اما سطح مواجهه زیاد است.
ایستگاه‌‌‌‌‌های مترو
در این مکان جمعیت و رفت‌وآمد زیاد است و بازدید از نمایشگاه زیاد می‌شود. با رنگ و لعاب دادن به نمایشگاه می‌توانید افراد را بیشتر درگیر کنید.
پارک‌‌‌‌‌های عمومی
برگزاری نمایشگاه در فضای باز می‌تواند به جنبه‌‌‌‌‌های اجتماعی یادگیری کمک کند و بینندگان به‌طور غیر اختیاری جذب محتوا می‌شوند.
گالری هنری
استفاده از فضای شناخته‌شده و داشتن محتوای منحصر به فرد می‌تواند مخاطبان جدیدی را جذب کند.
محل دائمی نمایشگاه
نمایشگاه هایی مثل نمایشگاه بین‌المللی تهران یا مصلی امام خمینی و شهر آفتاب که اکثراً برای نمایشگاه‌‌‌‌‌های بزرگ استفاده می‌شوند
سالن‌‌‌‌های ورزشی
در فصل‌هایی که بارش باران و برف زیاد هست می‌توان با اجاره یک سالن ورزشی مثل سالن فوتسال و تجهیز کردن آن، نمایشگاه خود را برگزار نمایید
تصویری از پروژه در ذهن داشته باشید
روشنایی مناسب و کافی و ایجاد یک کانون بصری که فرد مناسب را به سمت غرفه شما جذب کند بسیار مهم است. اما مهم‌تر از همه، به خاطر داشته باشید که کیفیت، خدمات و قیمت‌گذاری منصفانه کلید فروش هستند. در این اقتصاد، موفق‌ترین غرفه داران کسانی هستند که خود را به‌عنوان بازاریاب باارزش معرفی می‌کنند. چگونه شما می‌توانید بفهمید یک بازاریاب باارزش هستید؟
محصولاتی را ارائه دهید که مشتری می‌خواهد.
بیشتر از آنچه مشتری انتظار دارد بدهید.
ضمانت کنید.
از قیمت‌گذاری غیر واقعی جلوگیری کنید.
ایجاد روابط.
محصول بهبودیافته با ویژگی‌‌‌‌‌های اضافه‌شده و خدمات پیشرفته که باقیمت بهتری ارائه می‌شود این تصویری است که شما از محصول خوددارید. باید تلاش کنید تا به بهترین شکل به اهداف خود در نمایشگاه برسید. در این راه از شناسایی مناسب شرکت‌ها و تولیدکنندگان استفاده کنید.
در مورد محتوای نمایشگاه خود تصمیم بگیرید
توجه داشته باشید که شما فقط چند ثانیه فرصت دارید تا حضار را به سمت خود جذب کنید. در آن بازه زمانی کوتاه باید سه قطعه اطلاعات مهم را منتقل کنید:
نام شرکت شما و این که شما چه کسی هستید
محصول یا خدمات شما چیست و چه کاری انجام می‌دهید
شعار شرکت شما چیست و چگونه می‌توانید به آنها کمک کنید
مفهوم را ساده نگه‌دارید. از گرافیک‌‌‌‌‌های روشن و قوی، استفاده کنید و پیام خود را به سمت مشتریان هدایت کنید. شما می‌توانید از محصولات، تصاویر, فیلم‌ها و سایر جلوه‌‌‌‌‌های ویژه استفاده کنید، اما همه‌چیز باید توجه افراد را به محصولات و یا خدمات شما جلب کند.
تعیین کنید که آیا هدف شما از برپایی نمایشگاه نشان دادن محصولات خاصی است. اگر چنین است، کدام یک؟ اگر در فهمیدن این‌که کدام محصولات را برای نمایش استفاده کنید تا تاثیرگزار باشد دچار مشکل هستید، دستورالعمل‌‌‌‌های زیر می‌تواند به شما کمک کند:
محصولات جدید را برجسته کنید. آنها را جلوی نمایشگاه یا هر مکان دیگر که قابل مشاهده است قرار دهید.
محصولات داغ و ویژه را در یک منطقه که رفت و آمد زیاد است و دید خوبی دارد قرار دهید. برای جلب توجه به سمت آنها از علائم اضافی، رنگ، صدا و روشنایی استفاده کنید.
اگر محصولی قدیمی دارید که می‌خواهید آن را نشان دهید، خیلی برجسته نکنید. و برای ارائه‌ی آن از یک برنامه یا قالب جدید و جالب استفاده کنید.
تصمیم بگیرید چه مقدار فضا نیاز دارید
اندازه غرفه به بودجه شما، انتخاب محصولی که می‌خواهید به نمایشگاه بیاورید، اهداف موردنظر، فضای نمایش موجود و قابلیت‌‌‌‌‌های پرسنل بستگی دارد. به خاطر داشته باشید که اندازه‌ی غرفه تأثیر مستقیمی بر نتایج نمایشگاه شما خواهد داشت.
نمایشگاه فیزیکی (محصولات و نمایشگرها) به طور کلی حدود ۳۰ درصد از فضای در دسترس شما را اشغال می‌کند. در یک غرفه حدود ۱۰ متر مربع، محصولات شما تقریباً ۳ مترمربع را در بر می‌گیرد. یعنی تنها ۷ مترمربع برای غرفه داران و شرکت‌کنندگان باقی می‌ماند. یک اصل مهم در نمایشگاه این است که در هر ۱۰ مترمربع بیش از ۲ فروشنده نباید کار کنند. با داشتن ۲ فروشنده در این غرفه و ۱ بازدیدکننده فضا تقریباً پر می‌شود.
نمایشگاه شما نباید به‌هم‌ریخته باشد. بازدیدکنندگان غرفه تمایل ندارند از قسمت‌‌‌‌‌های شلوغ یا محدود بازدید کنند. حدود ۳ ثانیه طول می‌کشد تا بازدیدکننده از یک غرفه که یک متر با غرفه دیگر فاصله دارد عبور کند. بااین‌حال، حدود ۸ ثانیه طول می‌کشد تا یک بازدیدکننده از کنار غرفه‌ای که نظرش را جلب کرده بگذرد. این چند ثانیه اضافی تفاوت بین کسی است که پیام شما را می‌بیند و کالای شما را می‌خرد با کسی که فقط از نمایشگاه شما دیدن می‌کند.
بودجه خود را تعیین کنید
بدیهی است که برای برنامه‌ریزی دقیق و روند سرمایه‌گذاری باید هزینه‌‌‌‌‌های خود را پیگیری کنید. با تهیه یک لیست از هزینه‌ها بهتر می‌توانید این موضوع را کنترل کنید. ما در این مقاله نمونه‌ای از فرم بودجه نمایشگاه را در اختیار شما قرار داده‌ایم تا از آن استفاده کنید.
انتخاب و ارزیابی کارکنان نمایشگاه
شما مطمئناً نمی‌خواهید یک کارآموز فروش بی‌تجربه این فرصت داغ را با آزمون‌وخطا از بین ببرد. بلکه می‌خواهید بهترین فروشندگان که واجد شرایط هستند برای شما کار کنند. این قانون را فراموش نکنید که نمایشگاه جایی برای آموزش فروش نیست. جو پر سروصدا، شلوغ، ترسناک و بسیار پویا، به‌سختی برای آموزش مفید است. بدون شک سرمایه‌گذاری شما در نمایشگاه زیاد است و جایی برای ریسک کردن وجود ندارد. در هنگام انتخاب کارمندان نمایشگاه خود موارد زیادی باید در نظر بگیرید:
کارکنان باید علاقه خاصی به مخاطبان داشته باشند
فروشندگان باید شخصیت خوبی داشته باشند و مهارت‌‌‌‌‌های مذاکره را به‌طور عالی بدانند.
کارکنان باید ازلحاظ فنی دانش این کار را داشته باشند.
ازلحاظ علمی نیز باید دانش داشته باشند.
فروشنده باید صحبت را برای شرکت‌کننده راحت کند.
با استراتژی بازاریابی شرکت آشنایی داشته باشند.
کارکنان غرفه باید نسبت به کیفیت زمان بازدیدکننده در نمایشگاه احساس مسئولیت کنند.
کارکنان باید محتاط باشند، به‌موقع آماده کار شوند و برای کل شیفت بمانند.
استفاده از مهارت‌‌‌‌‌های مناسب برای استقبال و ارائه بسیار مهم است.
کارکنان باید به‌سرعت متعهد شوند که اقدامات پیگیری را انجام دهند (هر آنچه ممکن است اتفاق بیافتد) و به بازدیدکننده اطمینان دهند اقدامات پیگیری انجام خواهد شد و از حضار به خاطر بازدید از غرفه تشکر کنند.
شما ممکن است در یک غرفه تیم چهار یا پنج نفری داشته باشید که در آن تیم، بهتر است ترکیبی از سنین، جنس‌ها، نژادها، پیشینه‌‌‌‌‌های قومی و شخصیت‌‌‌‌‌های مختلف را قرار دهید.
